Мониторинг и оценка (МиО) является неотъемлемой частью процесса реализации социальных и коммерческих проектов и программ. МиО позволяет измерить и оценить качество работы организации; результаты, которые нам удается достичь; квалификацию сотрудников; эффективность проектов, которые реализуются; и достижение целей проекта.
Определение понятий:
Мониторинг — это постоянное отслеживание хода работ (в рамках проекта, программы или организации) для сравнения текущего состояния дел с планом. Систематический сбор информации в рамках мониторинга — своего рода «сканирование» ситуации — производится как рутинная процедура. предназначенная, главным образом, для того, чтобы вовремя обнаруживать отклонения от намеченных планов. Хорошо работающая система мониторинга помогает руководителю организации (проекта, программы) своевременно реагировать на упомянутые выше отклонения.
Оценка предполагает более глубокое (по сравнению с мониторингом) проникновение в сущность происходящего. Оценка направлена на анализ результатов деятельности и/или произведенного эффекта и сооотнесение этих результатов с определенными критериями. По итогам оценки выносится суждение об эффективности программы, проекта или организации и формулируются рекомендации на будущее. В ходе оценки в числе других используюися данные мониторинга.
Самомоценка — это работа по оценке, которая финансируется, контролируется, а зачастую и выполняется самими участниками проекта, прежде всего, для их же собственных нужд. В этом случае оценка представляет собой неотъемлемую часть жизни организации. Это процесс познания, в котором сами сотрудники организации принимают активное участие, практически оценивая работу организации, а также проблемы, решаемые ею.
ZRI использует в основном следующую схему реализации мероприятий по Мониторингу и Оценке (МиО) в сфере социальных программ и проектов.
Шаг 1. Определение, цели и области охвата системы Мониторинга и Оценки (МиО)
• Обзор рабочей структуры проекта / программы (логическая матрица)
• Выявление информационных потребностей и ожиданий основных заинтересованных сторон
• Определение требований к проведению МиО
• Масштаб основных мероприятий и функций, осуществляемых в рамках МиО
Шаг 2. План сбора и управления данными
• Составление плана-таблицы МиО
• Оценка доступности вторичных данных
• Определение оптимального соотношения количественных и качественных данных
• Триангуляция источников и методов сбора данных
• Определение требований к выборке
• Подготовка к проведению опроса
• Подготовка методологии и инструментария для сбора данных
• Создание механизма рассмотрения жалоб и обращений заинтересованных сторон
• Создание механизма оценивания деятельности сотрудников и волонтеров проекта / программы
• План управления данными
• Использование таблицы отслеживания индикаторов (ТОИ)
• Использование журнала (таблицы) учета рисков
Шаг 3. План анализа данных
• Разработка плана анализа данных
• Последовательность основных этапов анализа данных
Шаг 4. Планирование отчетности и использование полученной информации
• Прогнозирование и планирование отчетности
• План использования полученной информации
Шаг 5. План развития кадрового потенциала в области МиО
• Оценка кадрового потенциала проекта / программы с точки зрения проведения МиО
• Определение уровня участия местного населения
• Определение потребности в привлечении сторонни специалистов
• Определение функций и обязанностей сотрудников, занятых в проведении МиО
• План управления деятельностью сотрудников проекта / программы, занятых в проведении МиО
• Определение требований и возможностей по развитию потенциала в области МиО
Шаг 6. Подготовка бюджета для проведения Мониторинга и Оценки
• Составление перечня бюджетных потребностей для проведения МиО
• Включение расходов по МиО в бюджет проекта / программы
• Анализ требований доноров к формированию бюджета и их взносов в бюджет
• Планирование непредвиденных расходов